Organiza mejor tus tareas con el método Getting Things Done

Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen, libro que en español se ha editado con el título Organízate con .

GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

Sobre qué trata GTD

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. También sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.

La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificación insuficiente (p.e., para cualquier trabajo debemos aclarar lo que se debe conseguir y qué acciones se deben llevar a cabo para completarlo). Según Allen, es más práctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer más tarde, sin necesidad de volver a planificarlo durante su realización.

Allen también sostiene que nuestro «sistema de recordatorios interno» (nuestra memoria), es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por tanto, las «acciones próximas» almacenadas según el contexto en un «sistema confiable externo» actúan como soporte que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización. Hay muchos consejos y trucos sobre la gestión del tiempo detallado en Getting Things Done que pueden sernos útiles para poner en práctica el flujo de trabajo descrito por Allen.

Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything («Preparado para cualquier cosa»):

«Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.»

Principios

Los principios esenciales de GTD son los siguientes:

Recopilar

Depositar en «cubos» externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples «cestas» o «cubos» de almacenamiento. El objetivo es «sacar» todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los «cubos» deberían vaciarse al menos una vez por semana.

Procesar

Cuando estés procesando tu «cubo», deberías seguir estrictamente este orden:

• Empezar siempre por el principio
• No procesar más de un elemento a la vez.
• No enviar de vuelta al «cubo» a ningún elemento.

 Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
• Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
• Posponlo.

 Si un elemento no requiere una acción,

• Archívalo como referencia.
• Deséchalo si no es procedente.
• Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

Regla de los dos minutos: «Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente». «Dos minutos» es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

Organizar

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

• Acciones próximas – Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa ‘Escribir un informe del proyecto’, la acción próxima puede ser «Escribir a Fred para reunirnos unos minutos» o ‘Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe’ o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: ‘en la oficina’, ‘por teléfono’, o ‘en la tienda’.

• Proyectos – toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop ‘bucle abierto’) en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un ‘proyecto’. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.

• En espera – cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.

• Algún día/Quizá – se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser ‘aprender Chino’ o ‘tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo’.

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que el denomina «paisaje yermo» (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista ‘Pendiente’ deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados.

Hacer

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.

GTD con Gmail, Google Tareas y Google Calendar

La intención de esta parte del artículo es el de proponer una manera de trabajar el método GTD con aplicaciones de Google. En esencia David Allen propone una acción en 5 fases:

    Recopilar

    Procesar

    Organizar

    Revisar

    Hacer

Nos vamos a fijar en el punto 1, Recopilar, y en el  3, Organizar, para estructurar nuestro trabajo de manera focalizada, y así dar prioridad a las tareas que necesitan irse solucionando.

Vamos a partir del correo, en este caso de gmail, que es el origen por donde suelen llegar casi todas las tareas. Podemos centralizar en gmail la recepción de las diferentes cuentas de correos que tengamos, se puede preparar configurando el correo.

Además del correo gmail, vamos a tener como organizador fundamental Google Tasks, o Google Tareas. Siguiendo las indicaciones del método vamos a crear varias listas de tareas que serán a modo de carpetas donde incluiremos y procesaremos las tareas :

• Recopilar o inbox: en esta lista iremos guardando todo lo que llegue del correo. Hay una posibilidad de añadir directamente a tareas desde el mismo correo que estamos leyendo al pinchar en Más.

En esta lista también incluiremos todas las ideas que que se nos ocurran para que podamos procesarlas posteriormente.

En el momento de Procesar iremos distribuyendo las tareas en diferentes listas dependiendo de los proyectos que estemos trabajando, con ello Organizamos las tareas. David Allen plantea cuatro carpetas o listas:

• Algún día: proyectos o tareas que no se van a ejecutar de inmediato pero que nos gustaría retomar en otro momento
• Próximo: tareas que tienen prioridad inmediata.
• En espera: tareas que dependen de otra persona para ser llevadas a cabo.
• Proyectos: que están en activo y que a su vez tendrán otras acciones en marcha. Puede haber diferentes listas con cada proyecto o como mejor te quieras organizar.

 Las tareas de Google permiten:

• pasar de una lista a otra desde la misma tarea con un menú desplegable que dice Mover a la lista.. Lo que viene bien para Procesar las tareas desde el inbox o cualquiera otra de las listas de tareas.
• poner recordatorios o vencimiento con fecha y hora.
• al mandar un correo a tareas desde el menú desplegable Más,  se queda en la  asociado. Así podremos ir directamente desde la tarea al correo origen mediante un enlace que nos aparecerá en la misma.
• hacer visibles las listas de tareas junto a Google Calendar.

Una vez procesadas las tareas según la estructura que hayas creado, conviene seguir los siguientes pasos de:

• Revisar: para que el sistema resulte útil es necesario que se revisen las listas de tareas, bien diariamente o a gusto del usuario o usuaria según su volumen de trabajo,
• Hacer: el más importante, la organización debe ser simple y eficaz de manera que dediquemos el tiempo a hacer.

Gmail y el resto de aplicaciones Google no son las mejores para trabajar en GTD, hay otras que pueden ser más indicadas como Things, Wunderlist, Evernote, Nirvana o Remember The Milk. Esto será de utilidad si tenéis un Google apps con un dominio propio, o tenéis un grado alto de utilización de aplicaciones Google.

De todas formas, deberéis probar cuál es la aplicación que mejor se adecua a vuestro trabajo. No olvidéis la posibilidad de utilizar en este sistema algún tipo de smartphone junto al ordenador, de manera que tengáis una sincronización completa.