La Técnica Pomodoro para mejorar tu productividad

En trabajos que se desarrollan frente a un ordenador, es casi imposible no caer en alguna distracción con relativa frecuencia. Estamos tan expuestos a cosas interesantes, brindadas de manera inmediata […]

En trabajos que se desarrollan frente a un ordenador, es casi imposible no caer en alguna distracción con relativa frecuencia. Estamos tan expuestos a cosas interesantes, brindadas de manera inmediata por este maravilloso medio que es Internet, que cuesta mucho mantener la concentración de manera continuada en una tarea. Muy común también, y mucho más peligroso, es caer en la procrastinación. Este hábito de nombre tan extraño puede ser un síntoma de estrés o ansiedad (o incluso depresión), y es como una rémora para nuestra productividad, hasta el punto de que muchas veces una sesión de varias horas delante del ordenador se traduce en poco o ningún rendimiento obtenido.

Para ayudarnos a combatir estos malos hábitos o simplemente a ser productivos existen varios métodos, de entre los cuales me voy a centrar hoy en uno de los que ha ganado más popularidad en los últimos tiempos: la Técnica Pomodoro (Pomodoro Technique).

¿Soy propenso a la procrastinación?

Voy a ennumerar algunos comportamientos típicos de la procrastinación que no podemos pasar por alto:

  • Distracciones continuas: Está claro que nadie trabaja dentro de una burbujita inmune a su entorno, pero hay muchas tareas (sobre todo en programación, las relacionadas con la algoritmia) que requieren un nivel de concentración no compatible con mantener una conversación distendida con un compañero de trabajo, o ir actualizando el Marca a ver cómo va Nadal. Hay veces que caemos tanto en este hábito que nos sorprendemos a nosotros mismos distrayéndonos con cosas que en situaciones normales jamás nos hubieran interesado.
  • Lo importante supeditado a lo urgente: Cuidado con ésta, porque podemos estar procrastinando sin darnos cuenta. Está relacionado con la anterior, sólo que en este caso las distracciones nos vienen de nuestro propio entorno de trabajo. Si estamos haciendo una tarea y atendemos cada llamada, email, etc que recibamos en el momento, es imposible que estemos siendo eficientes. Además de esto, si nosotros hemos planificado unas tareas que tienen que efectuarse, no nos podemos permitir el lujo de ir posponiéndolas continuamente por muchas otras cosas que surjan.
  • “Tengo tiempo/no es tan importante”: Este es un mal hábito que muchos de nosotros llevamos arrastrando desde nuestros tiempos de estudiante. Supongo que a todos/as nos ha pasado que hasta que la fecha de entrega de un trabajo/examen no se acerca peligrosamente, no nos ponemos realmente en serio. Esto puede derivar en largas (y tremendamente ineficientes) sesiones de programación nocturna en plan llanero solitario.
  • Miedo a tomar decisiones y cerrar tareas: Por supuesto, todos somos muy machos y nadie va a admitir que tiene eso de “miedo”, pero yo creo que es un comportamiento inherente al ser humano el tratar de posponer/evitar las decisiones importantes. Lo mismo pasa muchas veces con las tareas que quedan pendientes o a medio terminar. Si las acabamos, serán evaluadas y nos exponemos a haber fracasado. Es por esto que una persona perfeccionista es uno de los blancos más fáciles para acabar procrastinando.

En qué consiste la Técnica Pomodoro

Vamos por fin al meollo de la cuestión. Antes que nada, os recomiendo leer el propio site oficial de la Tecnica Pomodoro donde el propio autor os lo explicará todo mucho mejor.

El curioso nombre de esta técnica viene de un temporizador para cocinar con forma de tomate (pomodoro significa tomate en italiano) que utilizaba Francesco Cirillo para mejorar su productividad en su época de estudiante, a finales de los 80. En cuanto a su funcionamiento, la Técnica Pomodoro es, en esencia, muy simple (lo cual en mi opinión es clave para su éxito). Se distinguen cinco pasos básicos:

  • 1. Decidir la tarea a realizar
  • 2. Poner el Pomodoro (temporizador o cronómetro) a 25 minutos
  • 3. Trabajar en la tarea hasta que el Pomodoro (alarma) salte, y marcar el Pomodoro con una X
  • 4. Hacer un pequeño descanso (5 minutos)
  • 5. Cada cuatro Pomodoros hacemos una pausa mas larga (15-30 minutos)

Para decidir la tarea a realizar, hay una Fase de Planificación previa al desarrollo de estos pasos. Utilizamos un planificador diario (que puede ser simplemente un folio o una pizarra) en el que apuntamos todas las tareas que queremos llevar a cabo y cuantos Pomodoros asignamos a cada tarea. Podemos usar circulitos u otro símbolo para representar estos Pomodoros. Cabe destacar que no está permitido pasar de una tarea a otra sin haberla finalizado. Conforme vamos trabajando, vamos marcando Pomodoros con una X, y cuando terminamos con la tarea, la marcamos como completada (tachándola, por ejemplo). Si hemos planificado Pomodoros de más para esta tarea, no pasa nada, los dejamos sin marcar y pasamos a la siguiente. Si hemos planificado Pomodoros de menos (es decir, hemos marcado con una X todos los Pomodoros asignados a la tarea, pero ésta no está aun terminada), vamos añadiendo Pomodoros pero esta vez utilizamos un símbolo diferente al anterior (un cuadrado o lo que se os ocurra). De esta forma, tenemos un mecanismo gráfico que nos permite afinar nuestras planificaciones a la hora de asignar un número de Pomodoros a una tarea concreta.

Reglas Básicas de la Técnica Pomodoro

  • Un Pomodoro consiste de 25 minutos de trabajo más un descanso (obligatorio) de 5 minutos. Después de cuatro Pomodoros completos, nos tomamos un descanso más largo (15 o 30 minutos).
  • Un Pomodoro es indivisible. No existe medio Pomodoro o una fracción de Pomodoro. Lo más importante es entender el concepto de Pomodoro, que va de la mano con el de tarea, pero no es ni mucho menos equivalente. Un Pomodoro es una unidad atómica (es decir, indivisible) y no se puede interrumpir ni posponer.
  • Si un Pomodoro empieza, tiene que terminar (sonar, es decir saltar la alarma). Si un Pomodoro es interrumpido definitivamente, se considera que no ha llegado a empezar y no puede ser tachado. Si una tarea se completa antes de llegar al final del Pomodoro, utiliza el tiempo que sobra hasta que salte (suene) para repasarla.
  • Protege tu Pomodoro de interrupciones externas, lidia rápidamente con la persona que te interrumpe. Si son cosas personales (una llamada por ejemplo) posponemos la respuesta hasta el siguiente descanso o descanso largo. Si te paras a pensarlo, pocas cosas hay que no puedan esperar 25 minutos (o un par de horas). Si son asuntos de trabajo y son realmente urgentes, los podemos meter en la lista de tareas programadas durante el próximo descanso.
  • En cuanto a la complejidad de las tareas: Si una tarea abarca más de 5-7 Pomodoros, pártela en varias subtareas. Si por el contrario una tarea dura menos de un Pomodoro, combínala con otras tareas simples para formar un Pomodoro completo.
  • Los resultados se consiguen Pomodoro a Pomodoro. Esto es lo que yo llamo la “regla de oro”: The Next Pomodoro Will Go Better – el próximo Pomodoro irá mejor!

Consejos prácticos para la Técnica Pomodoro

Quiero compartir algunos consejillos que he aprendido durante la aplicación de esta técnica. En mi caso la he utilizado para proyectos de desarrollo y programación web, pero realmente nos puede ayudar en prácticamente cualquier tarea en la que tengamos problemas para mantener la concentración durante periodos de tiempo relativamente largos, destacando por supuesto la función original por la que fue creada, que no es otro que el difícil y elusivo arte de estudiar de manera productiva.

  • Planificación

La fase de Análisis y Evaluación de las Tareas es sin ninguna duda el punto más importante de la Técnica Pomodoro. Con la práctica, aprenderás a evaluar cuántos Pomodoros te lleva cada tarea, es normal que al principio tendamos a sobreestimar la duración de algunas tareas y subestimar otras. No pasa nada, la técnica es robusta y proporciona herramientas para analizar estos errores en la estimación e ir corrigiéndolos.

También es importante entender que a diferencia de los Pomodoros, las tareas no son atómicas: se pueden dividir, y también combinar por supuesto. En el libro que explica la técnica se recomienda no tener ninguna tarea de más de 5-7 Pomodoros: yo voy aún más lejos y jamás programo una de más de 4. ¡Divide y vencerás!

  • Personalizar Tiempos

La flexibilidad es uno de los puntos fuertes de la Técnica Pomodoro. Podemos adecuar la duración de cada Pomodoro y descanso pequeño a nuestro ritmo de trabajo. Yo utilizo los valores por defecto de 25 minutos y 5 minutillos de descanso ya que de este modo 4 Pomodoros se corresponden con 2 horas. A mí me funciona muy bien este timing ya que muchas veces no tengo más que un par de horas muertas por la tarde para dedicarle al proyecto (sobre todo si es un proyectillo personal) y así termino de trabajar al llegar al descanso largo. Si seguimos trabajando después de la secuencia de 4 Pomodoros (como suele ser normal), podemos ajustar la duración del descanso largo para que sea un poco más largo si estamos especialmente cansados, o más corto si nos encontramos con ganas de seguir.

  • Autodisciplina

Esos 25 minutos para cada Pomodoro (o el tiempo de duración que nos hayamos definido) tienen que ser de dedicación total a la tarea. Esto es difícil, sobretodo si estamos acostumbrados a ir haciendo varias cosas a la vez, pero es vital para el buen funcionamiento de la técnica. Durante un Pomodoro, no dejes que nada te distraiga, recuerda que un Pomodoro no se puede cortar ni interrumpir (“protege tu Pomodoro” es una de las reglas fundamentales de la Técnica Pomodoro). La técnica tiene mecanismos para lidiar con las interrupciones: ¡Utilízalos!

  • Foco

Puesto que la duración de los Pomodoros no es (no deberia ser) demasiado larga, tenemos la necesidad de llegar lo más rápidamente posible a un estado de máxima atención. Una de las pocas críticas justificables que he leido contra la Técnica Pomodoro es precisamente el hecho de que en 25 minutos es imposible llegar a un estado de concentración total, o que el descanso entre un Pomodoro y otro nos va a cortar justo cuando estamos más concentrados. No es así, de hecho el concentrarnos durante largos periodos en una misma tarea nos agota mentalmente y nos hace más propensos a buscar alivios. (distracciones).

  • Constancia

No en vano uno de las reglas (para mí, la Regla de Oro) de la Técnica Pomodoro es: el próximo Pomodoro irá mejor. No pruebes esta técnica un par de horas para dejarla después porque no te convence: no habrás hecho nada – en realidad sí: procrastinar. La constancia en el uso continuado de esta técnica es tan importante como la autodisciplina a la hora de afrontar cada Pomodoro individual.

  • Simplificar Requerimientos Materiales

Yo me olvidaría de utilizar ningún software/aplicación de móvil a la hora de poner el práctica esta técnica. De hecho, en el propio libro que describe la Técnica Pomodoro se recomiendan “easy-to-use, unobtrusive tools” (herramientas fáciles de usar y que no obstaculicen). Además, el ciclo de buscar un programa/instalarlo/evaluarlo puede ser una perfecta excusa para procrastinar.

La técnica en sí es tan simple que tan sólo necesitamos un par de folios, un boli, y un temporizador. Si nuestra pareja o alguien de nuestro entorno es un/a cocinillas, le podemos “tomar prestado” el temporizador de cocina, si no, nos vale con poco de maña con la alarma del móvil. Si eres un adicto a las utilidades software y no quieres trastear con un temporizador mecánico ni con un despertador/móvil, entonces te recomiendo esta herramienta online, pero nada más sofisticado.

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