Como administrar el tiempo correctamente

Hay un refrán irrefutable que dice que el tiempo es tan universal como democrático. Que todos disponemos de 24 horas, 1440 minutos y 86400 segundos para realizar los quehaceres cotidianos. Esto es claro. Sin embargo, la sensación de los hombres, las mujeres y los adolescentes del siglo XXI, tan problemático y febril como su antecesor, es la de que esa cantidad de horas, minutos y segundos… no alcanzan.

El tiempo, que vuela, es tirano y vale oro, corre detrás de uno, persiguiéndolo. Hoy por hoy, las personas están arrojadas a una carrera desenfrenada, cuya meta es ganarle al tiempo. Carrera que, inevitablemente, perdemos. La concepción del tiempo, no cíclica, sino lineal, constituyó la fuente de la vivencia actual al introducir la conciencia de las dimensiones de pasado, presente y futuro. La invención y difusión del reloj permitió que desarrolláramos la idea del ‘tiempo que pasa’ y del ‘tiempo que se pierde’. Como al ser humano no le gusta perder, pretendemos aprovechar al máximo ese bien preciado y precioso. Entonces, llenamos el día con actividades y no dejamos espacio para el ocio y, en muchos casos, para el descanso necesario.

Las diferentes personalidades juegan un rol especial en la cuestión. No se exige lo mismo una persona competitiva y buscadora de logros, que aquella que no lo es tanto. Es que el universo del ser humano puede ser bien complicado: mientras algunos piensan que el tiempo les resulta escaso, otros creen que podrían aprovecharlo aún más (con el riesgo de emprender más cosas de las que se pueden hacer). Ni hablar si alguien del entorno se atreve a mencionar que le sobra tiempo. Seguro que no trabaja mucho, que no tiene preocupaciones y que vive panza arriba.

El día siempre tiene 24 horas. La percepción de que ellas no alcanzan para concretar lo que deseamos, o para lograr relajarnos, es personal y se relaciona con los modos de administrarlas. Esos modos tienen que ver con la personalidad de base y, a la vez, están condicionados por el entorno y las pautas culturales predominantes.

El tiempo es un bien valioso, pero perdemos con facilidad su verdadera dimensión y su dominio, así como perdemos de vista nuestras prioridades.

Es posible entrenarse para lograr organizarse. Existen diversas técnicas. Conceptualmente, deben clarificarse las prioridades con honestidad. Esas prioridades van cambiando a lo largo de los años. Deben enumerarse objetivos de estudio, laborales, afectivos, familiares, de cuidado periódico de la salud y de esparcimiento.

En diversos momentos, es posible “bandearse”, haciendo horas extras, dispersándose en varias tareas, obsesionándose con redes virtuales, etcétera. Cada prioridad requiere un tiempo óptimo: aprobar un posgrado, terminar un proyecto, cuidar la vida de pareja o acompañar la crianza de los hijos.

Otro buen ejercicio es intentar imaginar lo que espero lograr en diez años, cinco, un año o un mes. Ver las prioridades coincidentes, hacer un listado de ellas y atribuir a las cinco primeras el tiempo necesario para ir cumpliendo esas metas. Periódicamente (tal vez, cada seis meses), se puede revisar qué es lo que no se logró concretar y ver hasta qué punto no se relaciona esa falencia con una inadecuada distribución del tiempo.

Para que las horas del día rindan de manera óptima

• No hacer cosas innecesarias.Desechar lo que no es importante ni urgente, o aquello que sólo hace perder el tiempo. Dedicarse sólo a las tareas productivas y primordiales.

• No correr. Suele pensarse que corriendo se llegará a hacer todo lo que uno planeó en el día. El que mucho abarca poco aprieta, y así sobrevienen los errores (sobre todo de cálculo). No comprometerse con cosas que uno no podrá cumplir.

• No exigirse por demás. Ser razonable y coherente con las propias expectativas.

• Pensar antes de actuar. Tomarse los minutos necesarios para analizar la situación. Reflexionar. Cuando uno comprende correctamente una situación, después ahorra tiempo al tomar decisiones.

• Energía. Llevar a cabo las tareas de mayor complejidad en los momentos del día donde uno está más lúcido.

• Aprender a delegar, aprender a decir “no”. Ya sea por mala organización o por la creencia de que nadie realizará las tareas mejor que uno mismo, no se suele confiar en el otro. Mal, ya que cargar con actividades nos quita tiempo para realizar otras quizás más importantes.

• Agrupar tareas relacionadas entre sí. Contestar llamados telefónicos, responder e-mails, etcétera, en un mismo período.

• Gozar. No eliminar de la lista de prioridades las actividades que a uno lo gratifican.

• Un mimo. Recompensarse cuando, al final del día, uno logró organizarse de tal manera que cumplió con sus obligaciones laborales y personales.