Lo peor de todo es que se ha ido creando un estereotipo que hoy somete a los profesionales a presentaciones de negocios pobremente dise\u00f1adas, mon\u00f3tonas y poco clarificadoras. Una diapositiva t\u00edpica suele incluir unos t\u00edtulos gen\u00e9ricos, la cl\u00e1sica enumeraci\u00f3n de \u00edtems, gr\u00e1ficos abigarrados o cliparts sin una funci\u00f3n clara, temas y subtemas bajo el eterno formato de jerarquizaci\u00f3n o un logo que se repite desde el principio hasta el final sin que se sepa muy bien con qu\u00e9 objeto.<\/p>\n
El azote de estas presentaciones m\u00e1s adormecedoras que estimulantes, ineficaces porque entorpecen la transmisi\u00f3n de un mensaje directo y claro, no es culpa siempre de los presentadores. \u00c9stos han aprendido unos malos h\u00e1bitos y desconocen algunos de los elementos m\u00e1s b\u00e1sicos de la comunicaci\u00f3n. Por ejemplo, lo que muchas investigaciones han confirmado: las personas procesamos con m\u00e1s dificultad la informaci\u00f3n si esta nos llega, de manera simult\u00e1nea, de forma verbal y escrita.<\/p>\n
El lado positivo de esta situaci\u00f3n es, que una vez convencido de que las cosas no tienen por qu\u00e9 seguir haci\u00e9ndose mal, llega para usted la oportunidad de destacarse entre los dem\u00e1s cuando sea usted mismo quien se encuentre frente a un p\u00fablico ante el que exponer sus ideas. Recuerde que estamos hablando de comunicaci\u00f3n. Y la comunicaci\u00f3n tiene que ver con intentar conseguir que los dem\u00e1s adopten nuestro punto de vista o con hacerles entender el porqu\u00e9 de nuestro entusiasmo, nuestra tristeza o cualquier otro sentimiento. A trav\u00e9s de la historia que contamos en nuestra presentaci\u00f3n inclinaremos al p\u00fablico en favor de nuestros intereses, sean estos vender un producto o hacer valer nuestra opini\u00f3n por encima de otras.<\/p>\n
El enfoque Zen sobre las presentaciones.<\/strong> Aunque la pr\u00e1ctica del Zen no tenga nada que ver con \u201cel arte\u201d de las presentaciones de hoy en d\u00eda, las actividades profesionales relacionadas con la comunicaci\u00f3n comparten con los principios del Zen algunas afinidades.<\/p>\n El Zen, m\u00e1s que un dogma para que todos lo sigan de la misma manera, es un enfoque sobre la vida, un modo de ser. Son muchos y diversos los caminos que llevan a la iluminaci\u00f3n<\/em>. El modo Zen de realizar presentaciones tampoco es un m\u00e9todo, en el sentido de un proceso sistem\u00e1tico seguido paso a paso, planificado y lineal. Es un enfoque que implica una direcci\u00f3n o un esquema mental, no una f\u00f3rmula cuyas reglas hayan de cumplirse por orden.<\/p>\n Mediante esta filosof\u00eda se trata de ayudar a aquellas personas que deben realizar presentaciones a hacerlo de un modo novedoso, m\u00e1s simple, m\u00e1s visual y natural y, en consecuencia, m\u00e1s dotado de sentido. En el centro del Zen se encuentra la necesidad personal de ver y descubrir: todos podemos ser comunicadores inteligentes, claros y detallistas si apostamos por explorar nuevas v\u00edas para lograrlo. Para empezar, nuestras presentaciones deber\u00edan seguir tres principios que iremos detallando m\u00e1s adelante: sujetarse a ciertas limitaciones en el momento de su preparaci\u00f3n, ser simples en su dise\u00f1o y naturales en su desarrollo.<\/p>\n Entre quienes realizan exposiciones ante el p\u00fablico es muy habitual una excesiva preocupaci\u00f3n por el software que emplean. El resultado suelen ser unas presentaciones y charlas aquejadas de cierto desorden. Por eso es necesario dejar muy claro desde el principio que PowerPoint no es un m\u00e9todo, sino una herramienta, y como tal, puede ser usada correctamente o no en funci\u00f3n de los m\u00e9todos de dise\u00f1o que se empleen.<\/p>\n La comunicaci\u00f3n en la era actual.<\/strong> Muchos de quienes usan PowerPoint en su trabajo est\u00e1n influidos por la educaci\u00f3n tradicional que pone todo el \u00e9nfasis en saber redactar cada uno de los diferentes documentos que se manejan en una empresa (informes, cartas, balances, cuentas de resultados). Sin embargo, un buen comunicador de hoy en d\u00eda no solo debe dominar el arte de leer y escribir textos, sino que necesita unos s\u00f3lidos conocimientos de las bases de la comunicaci\u00f3n visual.<\/p>\n Las presentaciones guardan una estrecha relaci\u00f3n con dos grandes g\u00e9neros del relato de nuestros d\u00edas: las pel\u00edculas documentales y los c\u00f3mics. Ambos se valen de la imagen para contar una historia, de manera que son una fuente de inspiraci\u00f3n para quien se dedica a elaborar presentaciones. El documental desarrolla una historia de no ficci\u00f3n incorporando la narraci\u00f3n, entrevistas, im\u00e1genes fijas y r\u00f3tulos en pantalla. El c\u00f3mic, por su parte, es un g\u00e9nero tremendamente eficaz en reunir la imagen con el texto para crear una historia atractiva e inolvidable.<\/p>\n En un verdadero acto de comunicaci\u00f3n, la simple transmisi\u00f3n de datos no es suficiente. Si optamos por realizar una presentaci\u00f3n es porque queremos vender una idea o un proyecto, y para eso hay que provocar la emoci\u00f3n en quienes escuchan: hay que despertar su deseo por saber qu\u00e9 va usted a contar cada vez que pasa a una nueva diapositiva. Si no fuera as\u00ed, no se har\u00edan presentaciones, pues bastar\u00eda con enviar un informe de datos que ahorrar\u00eda mucho tiempo, pero que sin duda no lograr\u00eda el mismo efecto.<\/p>\n \n Creatividad y limitaciones<\/strong><\/p>\n Aunque aparente ser un acto corriente y cotidiano, una conferencia que se sirve de una presentaci\u00f3n del contenido en diapositivas es una actividad muy creativa. Una presentaci\u00f3n es una oportunidad de diferenciarse usted mismo de los dem\u00e1s, diferenciar a su organizaci\u00f3n o su causa por encima de cualquier otra. Es la ocasi\u00f3n para contar por qu\u00e9 su punto de vista merece ser tenido en cuenta. Si est\u00e1 de acuerdo con esto, \u00bfpor qu\u00e9 entonces dise\u00f1ar presentaciones predecibles y no romper con las expectativas de su audiencia y sorprenderla?<\/p>\n La elaboraci\u00f3n de una presentaci\u00f3n es un acto que requiere de la creatividad; no consiste en reunir un conjunto de hechos y cifras y exponerlos de una manera lineal. Lo triste es que muchas personas consideran la creatividad como algo propio de artistas, pintores y dem\u00e1s, no algo que ellos mismos lleven dentro de s\u00ed. Ello es una manera de encerrarse en viejos h\u00e1bitos u obsesiones del tipo \u201cas\u00ed es como se hacen las cosas\u201d o \u201cas\u00ed es como deber\u00edan haberse hecho\u201d.<\/p>\n Las ense\u00f1anzas Zen mencionan a menudo la \u201cmente del principiante\u201d o la \u201cmente del ni\u00f1o\u201d. Dentro de nosotros sigue existiendo ese ni\u00f1o que una vez fuimos. Si nos permitimos a nosotros mismos aproximarnos a los nuevos desaf\u00edos con esa mente primigenia, nos abrimos a nuevas posibilidades y sentimos la curiosidad por saber qu\u00e9 pasar\u00eda si tal cosa se hiciera de esta otra manera.<\/p>\n El miedo es uno de los principales frenos a esta actitud. El miedo est\u00e1 dentro de todos nosotros. \u00bfNo es m\u00e1s seguro hacer las cosas como las hacen todos los dem\u00e1s? Mantenerse anclado en el miedo al fracaso y en evitar el riesgo conduce a escoger siempre la soluci\u00f3n m\u00e1s sencilla y a pasar una y otra vez por los caminos m\u00e1s trillados: nunca se sale de aplicar y repetir lo que ya se conoce. Solamente usar la mente fresca de un principiante o de un ni\u00f1o nos libera del temor al fracaso. Cometer errores no es lo mismo que ser creativo, pero si usted no est\u00e1 dispuesto a equivocarse, entonces nunca lograr\u00e1 ser realmente creativo.<\/p>\n Entre las personas que m\u00e1s emplean la creatividad en su trabajo se encuentran los dise\u00f1adores profesionales. Lo habitual para ellos es trabajar bajo una gran cantidad de limitaciones: los l\u00edmites que imponen el tiempo, el espacio, los presupuestos, los jefes o los clientes. Esta es la manera en que el mundo del dise\u00f1o funciona. A pesar de no ser lo esperable, estos profesionales dan fe de que cuantas m\u00e1s restricciones sufren, mejores soluciones obtienen.<\/p>\n Alguien que no es dise\u00f1ador y tiene que elaborar una presentaci\u00f3n visual (o posters, newsletters, sitios web) con el software hoy existente, puede sentir frustraci\u00f3n ante el gran n\u00famero de herramientas disponibles o v\u00e9rtigo a la hora de decorar su trabajo con ese infinito muestrario de colores, formas y efectos especiales. Ambas situaciones pueden conducir a dise\u00f1os y mensajes equivocados. Del dise\u00f1o profesional debemos, pues, aprender dos principios:<\/p>\n Tambi\u00e9n para las diversas artes Zen seguir unas l\u00edneas muy estrictas de actuaci\u00f3n es el mejor modo de sacar la energ\u00eda creativa del individuo. El haiku es un excelente ejemplo de ello: un poema de tan solo 17 s\u00edlabas en el que capturar la esencia y los detalles del momento. Gracias a esa regla el poeta puede expresar sus \u201cmomentos haiku\u201d vividos.<\/p>\n Las limitaciones de todo tipo son inherentes a la vida misma. A medida que la vida cotidiana se vuelve m\u00e1s compleja y crecen las posibilidades de elecci\u00f3n, las personas demandan ante todo claridad y simplicidad. Recuerde esto cuando aborde la elaboraci\u00f3n de su pr\u00f3xima presentaci\u00f3n: su audiencia espera de usted que elimine de su mensaje aquello que distrae del todo esencial, lo que oscurece y confunde la comprensi\u00f3n. Mantenga siempre en mente estas tres palabras: simplicidad, claridad, brevedad. Su p\u00fablico quedar\u00e1 gratamente sorprendido, recordar\u00e1 su mensaje y le agradecer\u00e1 su aportaci\u00f3n.<\/p>\n \n Planificar alejados del ordenador<\/strong><\/p>\n Posiblemente nadie se atreva a discutir los beneficios de una adecuada planificaci\u00f3n, sea cual sea el \u00e1mbito o el asunto sobre el que se trabaje. As\u00ed sucede tambi\u00e9n cuando uno aborda la elaboraci\u00f3n de una presentaci\u00f3n mediante herramientas multimedia. El proceso de preparaci\u00f3n en s\u00ed mismo es el que le ayudar\u00e1 a conocer a fondo la historia que usted expondr\u00e1. Es el estadio en que mejor se identifica, se aclara y cristaliza la esencia de su mensaje. Su dominio de \u00e9ste ser\u00e1 tal que estar\u00e1 preparado para realizar su presentaci\u00f3n incluso si el proyector se estropea cinco minutos antes de comenzar o si un cliente impaciente exclama: \u201c\u00a1Olv\u00eddese de las diapositivas! \u00a1Diga ya lo que tiene que decir!\u201d<\/em><\/p>\n La manera de iniciar una buena planificaci\u00f3n es apagar el ordenador y dejarlo a un lado. Es cierto que la mayor\u00eda de profesionales y estudiantes no lo hacen as\u00ed. Sin embargo, ese no es el modo de pensar con calma e identificar cu\u00e1les son las ideas centrales que se quieren comunicar. Trabajar desde el principio en PowerPoint conduce a una excesiva simplificaci\u00f3n. Los aspectos t\u00e9cnicos (si ser\u00e1 preferible un Mac o un PC, si conviene o no usar un control remoto y cu\u00e1l, cambiar constantemente de \u201cVista normal\u201d a \u201cVista esquema\u201d, qu\u00e9 animaciones escoger,…) no invitan a la reflexi\u00f3n serena.<\/p>\n Antes de sentarse frente al ordenador, por tanto, es preferible pasar un tiempo utilizando un l\u00e1piz y papel. Es el momento de generar ideas, el mayor n\u00famero posible de ellas. Despu\u00e9s ya habr\u00e1 mucho tiempo para sentarse frente a la pantalla. Pero de momento, esta no nos proporcionar\u00e1 m\u00e1s lucidez. El acto de sostener un l\u00e1piz parece permitir una fluidez y un ritmo m\u00e1s espont\u00e1neos para visualizar y registrar ideas. Peter Drucker lo expres\u00f3 a su manera: \u201cEl ordenador es un imb\u00e9cil\u201d<\/em>.<\/p>\n Pero no contamos \u00fanicamente con el papel, especialmente \u00fatil para anotar nuestras primeras ideas si pasamos mucho tiempo fuera de la oficina, en lugares como trenes o restaurantes. Para algunos, una pizarra instalada en su despacho ser\u00e1 un excelente recurso para realizar tormentas de ideas a mayor escala. La pizarra permite una perspectiva general de todo el proyecto y el trabajo conjunto en grupos reducidos.<\/p>\n Para otras personas, los peque\u00f1os papeles adhesivos (los \u2018Post-it\u2019), por pasados de moda que puedan parecer, son su manera de esbozar ideas en grupo: cada participante va pegando sobre una pared sus aportaciones hasta obtener un gran \u201cdibujo\u201d de la futura presentaci\u00f3n. Si se dejan d\u00edas o semanas en esa pared, permiten ir rehaciendo el contenido, eliminando algunos, a\u00f1adiendo otros y, en definitiva, tenerlos siempre a la vista.<\/p>\n Hacerse las preguntas correctas.<\/strong> Dos de las preguntas m\u00e1s inconsecuentes que cabe hacerse, y especialmente en esta fase de esbozo de un gui\u00f3n, son: \u00bfcu\u00e1ntas diapositivas debe tener mi presentaci\u00f3n? \u00bfCu\u00e1ntos \u00edtems deber\u00eda incluir en cada diapositiva? Las variables que intervienen en cada presentaci\u00f3n son tan numerosas que resulta imposible formular una regla. Y lo m\u00e1s importante: el p\u00fablico no contar\u00e1 el n\u00famero de diapositivas, incluso le tendr\u00e1 sin cuidado, especialmente si la exposici\u00f3n es brillante y tiene \u00e9xito.<\/p>\n En este estadio crucial de la elaboraci\u00f3n, y teniendo en mente la presentaci\u00f3n que usted desear\u00eda que resultara, hay que tomar el l\u00e1piz y anotar en el cuaderno las respuestas a las preguntas que s\u00ed<\/em> importan:<\/p>\n Y la pregunta principal por encima de todas las dem\u00e1s: \u00bfCu\u00e1l es el aut\u00e9ntico punto medular de mi exposici\u00f3n?<\/strong> O dicho de otra manera: si la audiencia tuviera que recordar una \u00fanica cosa, \u00bfcu\u00e1l quiero que sea? Cuando el ponente no ha hecho estos ejercicios de reflexi\u00f3n, no es extra\u00f1o asistir a presentaciones que, a pesar de hacerse en la lengua materna de los oyentes, resultan totalmente ininteligibles si estos no est\u00e1n demasiado familiarizados con el tema tratado. Tampoco sorprende, por tanto, que tras haber estado escuchando pacientemente, se crean estafados y salgan con la amarga sensaci\u00f3n de haber malgastado su tiempo.<\/p>\n Cuando esto sucede, la culpa no siempre es de PowerPoint o de unas diapositivas torpemente dise\u00f1adas. Para un conferenciante, ya es bastante complicado encontrar el eje central de su exposici\u00f3n y exponerlo de una manera comprensible. Pero donde la mayor\u00eda tropieza sin remedio es en aclarar por qu\u00e9 a los oyentes deber\u00eda importarles su tema. Para un experto en tal o cual materia, la respuesta es tan obvia que ni siquiera se le ocurre explicitarla. \u00c9l est\u00e1 tan embebido en su especialidad que no concibe que su audiencia se plantee: \u00bfY a nosotros todo esto por qu\u00e9 deber\u00eda interesarnos?<\/em><\/p>\n La respuesta a esta inc\u00f3gnita es lo que cualquier p\u00fablico casi le rogar\u00e1 que le proporcione. \u00bfDe qu\u00e9 manera les incumbe a ellos todo lo que usted est\u00e1 contando? Saber dar la contestaci\u00f3n exacta supone ir m\u00e1s all\u00e1 de la argumentaci\u00f3n l\u00f3gica y sumar la empat\u00eda, la emoci\u00f3n y la persuasi\u00f3n. La empat\u00eda significa que el presentador comprende que lo que para \u00e9l resulta evidente, para los dem\u00e1s no tiene por qu\u00e9 serlo, o que los dem\u00e1s pueden entender perfectamente su mensaje pero no encontrar de qu\u00e9 manera les afecta.<\/p>\n Qu\u00e9 decir y c\u00f3mo decirlo.<\/strong> Lo expuesto en el ep\u00edgrafe anterior cobra todo su significado a la luz del objetivo de cualquier presentaci\u00f3n. Ese objetivo no es otro que hacer una contribuci\u00f3n al p\u00fablico que nos sigue y dejar tras nosotros algo que resulte de utilidad. Es decir, modelar una historia que resulte eficaz, que sea f\u00e1cilmente recordable y, por fin, apropiada para la audiencia ante la que expondremos. Es evidente que no conseguiremos algo as\u00ed con una charla confusa, desordenada y carente de un objetivo claro.<\/p>\n Una presentaci\u00f3n siempre tiene un tiempo l\u00edmite establecido. Por otra parte, las diapositivas no pueden sobrecargarse de contenido a\u00f1adiendo m\u00e1s texto, m\u00e1s gr\u00e1ficos, m\u00e1s esquemas. El ponente se encontrar\u00e1 con frecuencia con que no puede comunicar todo lo que \u00e9l sabe o desea sobre su tema de exposici\u00f3n. La soluci\u00f3n es preparar un documento escrito que recopila toda la informaci\u00f3n al respecto para repartirlo entre el p\u00fablico al final de la charla (nunca al principio, pues provocar\u00e1 un revuelo de hojas y una falta de atenci\u00f3n dif\u00edcilmente reparable).<\/p>\n Adem\u00e1s de este documento, y de las notas personales que el conferenciante llevar\u00e1 para s\u00ed mismo, el otro punto de apoyo de toda presentaci\u00f3n son las diapositivas (dando por sentado que aqu\u00ed hablamos de presentaciones que se acompa\u00f1an de ellas). Con las diapositivas hay que cumplir dos leyes taxativas. Como ya hemos dicho, y ampliaremos en los cap\u00edtulos siguientes, han de ser simples, claras y estar bien dise\u00f1adas, y nunca recargadas de texto. Son herramientas para mostrar una informaci\u00f3n visual: ni PowerPoint ni Keynote son el software adecuado para la escritura (por eso no son procesadores de texto).<\/p>\n La segunda ley es jam\u00e1s repartir las diapositivas entre el p\u00fablico, y menos a\u00fan antes de comenzar la presentaci\u00f3n. Por definici\u00f3n, son un material de apoyo para el ponente: por s\u00ed solas no son nada y, por tanto, ser\u00e1n completamente in\u00fatiles y carentes de significado para la audiencia, que \u00fanicamente encontrar\u00e1 en ellas un elemento de distracci\u00f3n asegurada. Si esto no fuera as\u00ed, y las diapositivas se bastaran a s\u00ed mismas para suministrar toda la informaci\u00f3n a los asistentes, \u00bfpara qu\u00e9 se tomar\u00eda usted la molestia de acudir a su propia charla?<\/p>\n \n Componer la historia<\/strong><\/p>\n Hasta aqu\u00ed, habr\u00e1 usted realizado una o varias tormentas de ideas solo o en grupo, en su pizarra y en su mente ha trazado ya un dibujo general de su presentaci\u00f3n y ha identificado el punto central de su tema. El paso siguiente es dar una forma l\u00f3gica a todo el material. Recuerde que su objetivo es realizar una exposici\u00f3n brillante, que destaque sobre la media imperante, para ganarse al p\u00fablico y llevarlo a su terreno (conseguir que se apruebe su proyecto, conseguir nuevos clientes para su empresa, vender un innovador producto o servicio, etc.).<\/p>\n El ser humano se ha comunicado siempre a trav\u00e9s de historias. Estas atrapan nuestra atenci\u00f3n r\u00e1pidamente y son m\u00e1s f\u00e1ciles de recordar que una lista de reglas. En Jap\u00f3n, es habitual que un trabajador reci\u00e9n llegado a la empresa sea asignado a un antiguo empleado que act\u00faa de mentor y le introduce en la cultura y el funcionamiento de la compa\u00f1\u00eda. Aunque no se les llama as\u00ed, el veterano se vale de \u201chistorias\u201d para cumplir su cometido. As\u00ed, cuando el nuevo escucha lo que le sucedi\u00f3 a un pobre empleado que no llevaba el casco en la factor\u00eda, recordar\u00e1 la lecci\u00f3n para siempre (y nunca se olvidar\u00e1 de ponerse el casco cuando entre all\u00ed).<\/p>\n Los buenos presentadores ilustran sus palabras con ejemplos, a menudo con casos personales. Es la manera de acercar a la audiencia ideas o datos complejos. Pero una historia dar\u00e1 el resultado esperado si es aut\u00e9ntica, no un simple gui\u00f3n memorizado. Si usted no cree en su propia historia, dif\u00edcilmente la har\u00e1 cre\u00edble para otros. Si una historia tiene significado para nosotros, no necesitamos memorizarla: la tenemos internalizada y podremos contarla con convencimiento y entusiasmo, sin que suene estereotipada ni hueca. Ninguna diapositiva puede reemplazar a esta voz personal.<\/p>\n \u00bfSolo datos?<\/strong> La informaci\u00f3n a la que cualquiera de nosotros tiene acceso hoy en d\u00eda es infinita. Est\u00e1 a la distancia de un \u201cclic\u201d de rat\u00f3n. Pero hay algo que ni los ordenadores ni Google pueden ofrecernos: una s\u00edntesis de los datos y un contexto en el que situarlos para que adquieran para nosotros un sentido. Por eso son tan valiosas las personas que saben transmitirnos un significado y hacerlo con emoci\u00f3n. Aqu\u00ed es donde entran en juego las buenas historias: todas ellas est\u00e1n hechas de informaci\u00f3n, emoci\u00f3n y visualizaci\u00f3n, y todo ello envuelto en an\u00e9cdotas imborrables.<\/p>\n Si las presentaciones consistieran en seguir una f\u00f3rmula lineal para distribuir datos, hechos o cifras, como si los traslad\u00e1ramos de una cabeza a las cabezas de quienes est\u00e1n sentados, entonces bastar\u00eda con enviar un email y cancelar la cita. Por el contrario, lo que el p\u00fablico necesita es un ponente que, con un tono informal y natural (pues lleva su historia \u201cdentro\u201d), le haga sentir como dentro de una conversaci\u00f3n y pueda prestar atenci\u00f3n sin mayores esfuerzos. Si el presentador logra ese tono conversacional, la gente, inconscientemente, se sentir\u00e1 implicada igual que en un di\u00e1logo. Un discurso formal, por el contrario, no consigue mantener nuestra atenci\u00f3n de ese modo, puesto que no demanda de nosotros ninguna participaci\u00f3n.<\/p>\n El proceso de dar forma a la historia.<\/strong> Lo malo de las aplicaciones basadas en el uso de diapositivas (slideware<\/em>), especialmente PowerPoint, que ha marcado a una generaci\u00f3n entera, es que vienen preparadas por defecto para presentar la informaci\u00f3n en forma de esquema, con un t\u00edtulo y unos puntos en los que enumerar seis o siete temas por diapositiva.<\/p>\n En apariencia, es un formato l\u00f3gico, pero es la estructura perfecta para que la audiencia olvide r\u00e1pida y totalmente lo que usted est\u00e1 contando. \u00bfQu\u00e9 hacer? Olvidarnos de esa plantilla, que usted mismo habr\u00e1 visto decenas y decenas de veces, y dar un paso m\u00e1s all\u00e1: enlazar en nuestras presentaciones la historia con la imagen. Para ello nos serviremos de un viejo conocido de la industria del cine, el storyboard<\/em>.<\/p>\n La idea central, desde el punto de vista de la audiencia, ya est\u00e1 identificada. Lo habitual es continuar sobre el papel agrupando ideas similares hasta conseguir una presentaci\u00f3n en tres partes (tres es un n\u00famero manejable y con \u00e9l normalmente se consigue una estructura que ayuda a recordar el contenido). El paso siguiente consiste en trasladar todas esas notas a un storyboard<\/em>. Este formato le permitir\u00e1 visualizar su historia en secuencias, tener una impresi\u00f3n del movimiento de la narraci\u00f3n y de c\u00f3mo \u00e9sta se ir\u00e1 desarrollando y avanzando ante los ojos del p\u00fablico.<\/p>\n Hay personas que siguen usando el papel para crear su storyboard<\/em>: en una hoja dibujan seis, nueve o doce rect\u00e1ngulos (seg\u00fan el tama\u00f1o que prefieran darles) y luego los van rellenando con el contenido. Otras pasan ya a dar forma a su historia directamente en el ordenador. Una vez que con cinco o seis diapositivas se compone una estructura b\u00e1sica (por ejemplo, Introducci\u00f3n, Parte I, Parte II, Parte III y Turno de preguntas), se van a\u00f1adiendo las dem\u00e1s diapositivas hasta completar la presentaci\u00f3n. Al tiempo que se elabora cada una de ellas individualmente, se puede ir cambiando al \u201cModo Clasificador\u201d (en PowerPoint) para tener la visi\u00f3n total y secuenciada de todas las diapositivas.<\/p>\n \n El dise\u00f1o: principios y t\u00e9cnicas<\/strong><\/p>\n Habitualmente suele entenderse por \u201cdise\u00f1o\u201d algo similar a \u201cdecoraci\u00f3n\u201d. Sin embargo, el dise\u00f1o es un modo de organizar la informaci\u00f3n de manera que las cosas aparezcan m\u00e1s claras. En definitiva, es un modo de persuasi\u00f3n.<\/p>\n Otro error muy com\u00fan acerca del dise\u00f1o es confundirlo con el arte de disponer el mayor n\u00famero posible de elementos, formas, figuras o colores, de modo que no queden \u201cblancos\u201d sin rellenar que supongan un desperdicio del espacio disponible. El principio parece ser: \u201cen caso de duda, a\u00f1adir siempre\u201d<\/em>.<\/p>\n Es cierto que, sobre todo en el \u00e1mbito de la empresa, existe el miedo a ser tachado de simplista o superficial. Muchos jefes no llegan a entender que las dispositivas de PowerPoint no son \u2018la presentaci\u00f3n\u2019 y que, por tanto, las im\u00e1genes abigarradas \u2013aunque sean lo habitual- no tienen sentido. No se extra\u00f1e de o\u00edr a un superior clamar ante el borrador de una presentaci\u00f3n \u201csencilla\u201d: \u201cEsto hay que corregirlo. Es demasiado simple. Con esto no dice usted nada. \u00bfD\u00f3nde est\u00e1n las listas con los puntos principales? \u00bfY el logo de la compa\u00f1\u00eda? No aparece por ning\u00fan lado. Y aqu\u00ed queda un espacio aprovechable\u201d.<\/em>..<\/p>\n Posiblemente, todo esto se deba a una falta de comprensi\u00f3n de lo visual. Muy pocos est\u00e1n familiarizados con la idea de que una imagen suele salir reforzada si se la estiliza hasta su esencia. Para mucha gente, \u201cmenos\u201d siempre es \u201cmenos\u201d, confundiendo as\u00ed el \u201csimplismo\u201d con la \u201csimplicidad\u201d. Casi nadie repara en que lo excesivo y exagerado no requiere de una verdadera creatividad y que por eso es lo que m\u00e1s abunda. Lo verdaderamente dif\u00edcil es restar. Y el dise\u00f1o tiene m\u00e1s que ver con sustraer que con a\u00f1adir.<\/p>\n Sin un conocimiento suficiente del lugar, las circunstancias y el contexto donde se desarrollar\u00e1 una presentaci\u00f3n es imposible decidir lo que resultar\u00e1 apropiado y lo que no. Sin embargo, los mejores dise\u00f1os de diapositivas comparten unas mismas directrices, siete principios generales que pueden ser aplicados a la mayor\u00eda de ellas.<\/p>\n Relaci\u00f3n se\u00f1al-ruido <\/strong>(en ingl\u00e9s, Signal-to-Noise Ratio<\/em>, SNR<\/em>). Este es un concepto tomado de la comunicaci\u00f3n electr\u00f3nica, aplicable al dise\u00f1o y a problemas de comunicaci\u00f3n en casi cualquier campo. En esencia, es el margen que queda entre la potencia de la se\u00f1al que se emite y la potencia del ruido que la corrompe. Lo deseable es alcanzar el mayor SNR posible.<\/p>\n Aplicado al dise\u00f1o, se trata de comunicar (dise\u00f1ar, en este caso) con la menor degradaci\u00f3n posible del mensaje. Esa degradaci\u00f3n se provoca de muy diversas formas: incluyendo en la diapositiva unos gr\u00e1ficos inadecuados, unos iconos o etiquetas ambiguos o resaltando l\u00edneas, formas, sombras o logos que no sirven de ning\u00fan apoyo al mensaje central. Si pueden eliminarse sin que el contenido se resienta, hay que plantearse seriamente el hacerlo (adelgazar unas l\u00edneas, suprimir unos destacados,…). No hay raz\u00f3n para utilizar \u201cm\u00e1s\u201d si el mensaje puede transmitirse con \u201cmenos\u201d, como se puede apreciar en este ejemplo, donde a\u00f1adir el n\u00famero de bicicletas vendidas en el a\u00f1o 2012 hace que el mensaje sea m\u00e1s n\u00edtido:<\/p>\n Pero \u00bfes cierto que siempre estorba lo que no es estrictamente necesario? Los partidarios del enfoque minimalista defienden que con la supresi\u00f3n de todo lo superfluo se logra una mayor eficacia del dise\u00f1o, y no les falta raz\u00f3n. Sin embargo, la eficiencia en s\u00ed misma no es un bien absoluto. Elementos como tablas, gr\u00e1ficos o n\u00fameros no est\u00e1n necesitados de ning\u00fan \u201cadorno\u201d: ellos por s\u00ed mismos ya son elementos f\u00e1ciles de recordar. En cambio, con otro tipo de informaci\u00f3n a veces ser\u00e1 conveniente a\u00f1adir un ingrediente emocional, nunca despreciable si no entorpece la claridad del mensaje: por ejemplo, una imagen de fondo o un s\u00edmbolo ligado al punto clave de la presentaci\u00f3n, como se puede ver a continuaci\u00f3n:<\/p>\n El logo o el s\u00edmbolo de la empresa para la que trabaja el ponente es uno de los elementos m\u00e1s frecuentes y repetidos no solo en una presentaci\u00f3n, sino en todas y cada una de las diapositivas que la componen. Parece incontestable que poco aporta a la informaci\u00f3n y que no ayuda a apuntalar argumento alguno. Adem\u00e1s, hace que la presentaci\u00f3n se asemeje a un anuncio comercial. Ya que el espacio es limitado, \u00bfpor qu\u00e9 no dejarlo lo m\u00e1s despejado posible? En una conversaci\u00f3n corriente, \u00bfqui\u00e9n hay que comience cada nueva frase repitiendo su nombre?<\/p>\n La superioridad de las im\u00e1genes.<\/strong> Las im\u00e1genes siempre han servido como un recurso nemot\u00e9cnico para reforzar el aprendizaje. Se recuerdan mejor que las palabras, y m\u00e1s a\u00fan en el caso de una presentaci\u00f3n, en la que de manera informal y en un breve tiempo se expone al p\u00fablico a una informaci\u00f3n nueva.<\/p>\n Comunicar de una manera m\u00e1s visual no deber\u00eda hacerse tan solo porque hoy lo m\u00e1s moderno sea emplear la tecnolog\u00eda de la imagen, sino por una raz\u00f3n de peso: la imagen es un modo de comunicaci\u00f3n entre los seres humanos muy poderoso. Imaginemos una presentaci\u00f3n en la que se aborda el impacto de los blogs en el mundo de la empresa. \u00bfQu\u00e9 le parecer\u00eda m\u00e1s eficaz: simplemente hablar sobre ello o mostrar elocuentes im\u00e1genes con un breve texto sobre ellas? Si observa las dos diapositivas que se muestran a continuaci\u00f3n se dar\u00e1 cuenta de que mostrando la fotograf\u00eda de un tibur\u00f3n, el p\u00fablico no tendr\u00e1 casi nada que leer y estar\u00e1 completamente libre para fijar toda su atenci\u00f3n en lo que usted est\u00e1 contando:<\/p>\n Cuando se vea en la tesitura de usar o no im\u00e1genes, h\u00e1gase una pregunta: \u00bfqu\u00e9 parte de la informaci\u00f3n que voy a transmitir por escrito podr\u00eda reemplazarse por una imagen (sean fotograf\u00edas, gr\u00e1ficos tipo tarta, dibujos,…)? Repare en que si va usted a realizar una descripci\u00f3n, probablemente una imagen ser\u00e1 mucho m\u00e1s provechosa. Si se decide por lo visual, aseg\u00farese de que emplea fotograf\u00edas o dibujos de calidad (hay decenas de bancos de im\u00e1genes donde buscar en Internet).<\/p>\n Adem\u00e1s de recortar para adaptarlas al tama\u00f1o que necesitamos, pruebe el efecto que producen las fotograf\u00edas que llenan completamente el espacio de la diapositiva, incluidos los m\u00e1rgenes. Deber\u00edan ser im\u00e1genes con un espacio vac\u00edo suficiente como para poder insertar un breve texto o una cita, que de ese modo quedan \u201cdentro\u201d de la imagen. Las citas dotan de credibilidad a nuestras palabras y pueden usarse como trampol\u00edn con el que entrar en un nuevo tema o subtema:<\/p>\n El espacio vac\u00edo.<\/strong> A veces se le denomina tambi\u00e9n \u201cespacio negativo\u201d. Para la mayor\u00eda de las personas, todo aquello que en una diapositiva queda en blanco no es m\u00e1s que un espacio desaprovechado que deber\u00eda rellenarse con algo. En dise\u00f1o, sin embargo, que es la disciplina de reconocer y manipular formas hasta encontrar la disposici\u00f3n m\u00e1s adecuada, el espacio vac\u00edo es una forma m\u00e1s. El vac\u00edo no es equivalente a la nada, sino que es \u201calgo\u201d cuya existencia dota de poder a los dem\u00e1s elementos y los refuerza.<\/p>\n Los espacios vac\u00edos procuran elegancia y claridad. Su finalidad es dejar respirar a los elementos \u201cpositivos\u201d. Una diapositiva recargada de textos, im\u00e1genes, s\u00edmbolos, l\u00edneas de resalte, columnas en tres dimensiones, etc, provoca en el espectador confusi\u00f3n y con ella conseguimos el efecto contrario al que deseamos (claridad): obligamos al espectador a \u201cbuscar\u201d d\u00f3nde est\u00e1 lo importante y a \u201cpensar\u201d d\u00f3nde deber\u00eda dirigir su mirada.<\/p>\n El espacio vac\u00edo colabora en dotar a una diapositiva de lo contrario al desorden: el equilibrio. Esto nos asegura que quien contempla nuestra diapositiva sabe de inmediato qu\u00e9 es lo m\u00e1s importante, lo importante y lo menos importante. La asimetr\u00eda es un factor que saca partido del espacio vac\u00edo y hace el dise\u00f1o m\u00e1s atractivo, informal y din\u00e1mico. Observe las siguientes diapositivas y f\u00edjese en la simetr\u00eda de la primera y comp\u00e1rela con la disposici\u00f3n asim\u00e9trica de la segunda:<\/p>\n \u00a0 \u00a0 La primera diapositiva, aunque equilibrada, muestra un dise\u00f1o bastante com\u00fan y poco sugerente. La segunda, en cambio, es m\u00e1s simple y logra un mayor impacto visual gracias al espacio vac\u00edo y a la asimetr\u00eda.<\/p>\n Los \u201ccuatro grandes\u201d: contraste, repetici\u00f3n, alineaci\u00f3n y proximidad.<\/strong> Sin que se sepa muy bien por qu\u00e9, las personas estamos predispuestas para percibir f\u00e1cilmente las diferencias, y lo hacemos continua e inconscientemente. Si en una diapositiva todo tiene un peso igual o similar, es decir, un bajo contraste<\/strong> que hace que nada resalte entre todo lo dem\u00e1s, el espectador no sabr\u00e1 por d\u00f3nde empezar. De modo que, adem\u00e1s de resultar mon\u00f3tonas e insulsas, las im\u00e1genes poco contrastadas inducen a confusi\u00f3n.<\/p>\n En una diapositiva, sacar partido del contraste ayuda a crear un dise\u00f1o en el que uno de los \u00edtems ser\u00e1 claramente dominante. Para ello hay que jugar con los colores, los tipos de letra, la colocaci\u00f3n de los elementos (en la parte superior o inferior, agrup\u00e1ndolos o aisl\u00e1ndolos), la manipulaci\u00f3n del espacio (alejar o acercar elementos, dejar espacios vac\u00edos que resalten la presencia de otros componentes, etc).<\/p>\n El principio de repetici\u00f3n<\/strong> consiste simplemente en reutilizar un mismo o parecido elemento en el conjunto de dispositivas que componen una presentaci\u00f3n. Mientras que el contraste subraya las diferencias, la repetici\u00f3n consiste en que alg\u00fan componente reaparezca de una manera sutil y d\u00e9 as\u00ed a la presentaci\u00f3n un sentido de unidad y coherencia.<\/p>\n No obstante, tome algunas precauciones con este recurso. Por ejemplo, si utiliza un software, probablemente la repetici\u00f3n vendr\u00e1 ya incorporada en forma de un mismo fondo o una plantilla. Muchos de estos formatos han sido ya vistos una y mil veces, y aunque no sea as\u00ed, repare en que el mismo elemento, visto por d\u00e9cima sexta vez, puede provocar cansancio y desinter\u00e9s. Procure que el elemento que haya decidido repetir cambie de posici\u00f3n en cada diapositiva y reduzca o ampl\u00ede su tama\u00f1o.<\/p>\n A continuaci\u00f3n observe estas dos diapositivas pertenecientes a una misma presentaci\u00f3n:<\/p>\n El elemento que act\u00faa como leitmotiv<\/em> a lo largo de ella es una etiqueta roja, pero nunca est\u00e1 situada en el mismo lugar ni tiene un tama\u00f1o uniforme.<\/p>\n Mientras la repetici\u00f3n busca obtener un sentido de unidad a lo largo de la presentaci\u00f3n completa, con la alineaci\u00f3n<\/strong> se ha de procurar esa misma unidad pero en una diapositiva. El principio de alineaci\u00f3n incide en que nada parezca haberse dejado caer ah\u00ed por azar. Todos los elementos han de estar conectados por una l\u00ednea invisible (que no tiene por qu\u00e9 ser recta), por alejados que est\u00e9n unos de otros. Ello confiere a las diapositivas un aire m\u00e1s profesional y m\u00e1s despejado, y con ello, son m\u00e1s r\u00e1pidamente comprensibles.<\/p>\n F\u00edjese en las diapositivas que vienen a continuaci\u00f3n y observe que el equilibrio de la simetr\u00eda de la primera da paso a una composici\u00f3n mucho m\u00e1s atractiva en la segunda, donde una l\u00ednea imaginaria situada a la derecha \u201ctira\u201d de todos los elementos hasta alinearlos y reforzar el v\u00ednculo entre ellos. Adem\u00e1s, el punto rojo del t\u00edtulo y el verde del logo coadyuvan a conseguir ese efecto:<\/p>\n\n
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